Συνέδρια στο κτήμα Χρυσοβέργη, στη Ρόδο

ΣΥΝΕΔΡΙΑ

EVENTS
ΣΥΝΕΔΡΙΑ

Εάν αναζητείτε έναν ιδιαίτερο και πρωτότυπο χώρο για να διοργανώσετε το εταιρικό σας πάρτι, την παρουσίαση προϊόντος, συνέδρια ή σεμινάρια τότε μην ψάχνετε άλλο. Η έμπειρη ομάδα του Κτήματος Χρυσοβέργη θα αναλάβει με πλήρη αφοσίωση την εκδήλωση σας παρέχοντας ολοκληρωμένες λύσεις τεχνικο-οπτικοακουστικού εξοπλισμού και όποιαδήποτε άλλη διευκόλυνση.

ΣΥΝΕΔΡΙΑ ΚΑΙ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ

ΟΔΗΓΟΣ
ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ

Οι υπερσύγχρονες εγκαταστάσεις χωρητικότητας 1000 ατόμων, προσφέρουν τη δυνατότητα για μπουφέ ή σερβιριστό φαγητό, ζωντανή μουσική ή DJ, άνετο παρκινγκ, ράμπες αναπήρων, 8 WC και 1 ΑΜΕΑ.

Σχεδιασμός

Διευκρινίστε τους στόχους και τους σκοπούς του συνεδρίου.
Παρουσιάστε τα εμπλεκόμενα άτομα και ξεκαθαρίστε τους ρόλους τους.
Σχεδιάστε ένα πρόγραμμα δραστηριοτήτων με τα καθήκοντα του κάθε εμπλεκομένου.
Δημιουργήστε ένα σχεδιασμό της εκδήλωσης με τις διευθετήσεις που πρέπει να γίνουν.
Αναπτύξτε το θέμα του συνεδρίου και το πρόγραμμα.
Διευθετήστε τις απαραίτητες συναντήσεις με την ομάδα διοργάνωσης.

Οικονομικά

Συγκεντρώστε προσφορές και διαπραγματευτείτε με προμηθευτές και χώρους εκδηλώσεων για τις χρεώσεις και το κόστος.
Προετοιμάστε τον οικονομικό προϋπολογισμό του συνεδρίου και τους συνολικούς λογαριασμούς.

Πρόγραμμα

Καθορίστε στους ομιλητές τους στόχους του συνεδρίου για να προετοιμάσουν το περιεχόμενο της ομιλίας τους.
Σχεδιάστε το χρονοδιάγραμμα του συνεδρίου και αποφασίστε για τα σχετικά εργαστήρια.

Κύριοι Ομιλητές

Προσκαλέστε τους ομιλητές και συνεννοηθείτε μαζί τους για τους σκοπούς του συνεδρίου.
Ζητήστε περίληψη της ομιλίας τους και τις απαιτήσεις τους για τον οπτικοακουστικό εξοπλισμό που θα χρειαστούν, καθορίζοντας τους ημερομηνία παράδοσης.
Αποφασίστε για τα θέματα των εργαστηρίων και ετοιμάστε ένα σχετικό βιβλίο περιλήψεων.

Διαμονή και Μεταφορά

Κάνετε κράτηση για την αίθουσα της επιλογής σας και ενημερώστε τους υπεύθυνους του χώρου για το πλάνο της εκδήλωσης.
Επιβεβαιώστε και κάνετε κράτηση για τα ταξιδιωτικά εισιτήρια, τη διαμονή σε ξενοδοχείο και την μεταφορά των καλεσμένων (αν είναι αναγκαίο).
Ετοιμάστε τα γραφεία υποδοχής στα αεροδρόμια καθώς επίσης και υλικό με χρήσιμες τουριστικές πληροφορίες (αν είναι αναγκαίο).

Εξοπλισμός

Αποφασίστε για τον εξοπλισμό που χρειάζεστε (σκηνή, ήχος, φωτισμός, μικρόφωνα) για το συνέδριο και τα εργαστήρια.
Σχεδιάστε ένα πλάνο για τον συντονισμό ήχου και εικόνα.
Επικοινωνήστε με το Κτήμα Χρυσοβέργη για να διευθετήσετε τον απαραίτητο οπτικοακουστικό εξοπλισμό που μπορεί να χρειαστείτε.

Εγγραφή Συμμετεχόντων

Δημιουργήστε την ιστοσελίδα του συνεδρίου, τα πιστοποιητικά συμμετοχής και τα ενημερωτικά πακέτα και φυλλάδια.
Προγραμματίστε εγγραφές μέσω διαδικτύου, ειδικές τηλεφωνικές γραμμές και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Αποστείλετε όλες τις προσκλήσεις και τα σχετικά έγγραφα.
Ετοιμάστε και αποστείλετε φόρμες συμμετοχής.

Επικοινωνία

Προωθήστε την ιστοσελίδα του συνεδρίου, τα πιστοποιητικά συμμετοχής και τα ενημερωτικά πακέτα και φυλλάδια.
Ετοιμάστε τη λίστα συμμετεχόντων καταγράφοντας τα στοιχεία επικοινωνίας και τα ονόματα.

Σχέδιο Προώθησης

Συντάξτε προτάσεις για χορηγούς που μπορούν να υποστηρίξουν την εκδήλωση.
Ετοιμάστε ένα χρονοδιάγραμμα για τα μέσα μαζικής ενημέρωσης για να προωθήσουν το συνέδριο.
Ετοιμάστε ένα διαφημιστικό πλάνο για να διαφημίσετε το συνέδριο.

Απαιτήσεις

Επιβεβαιώστε στον τελικό αριθμό παρευρισκομένων και τα ονόματα τους.
Αγοράστε τα εταιρικά δώρα και τα σχετικά αναμνηστικά.
Συνεννοηθείτε σχετικά με τη διαμονή και τις τελικές διευθετήσεις στην αίθουσα.

Μία βδομάδα πριν

Συντονιστείτε με το Κτήμα Χρυσοβέργη και παρέχετε στην αίθουσα στον απαραίτητο εξοπλισμό.
Συγκεντρώστε από όλους τους ομιλητές τις περιλήψεις και τις παρουσιάσεις τους .

Μία ημέρα πριν

Παρέχετε στο Κτήμα Χρυσοβέργη γραμματειακό υλικό όπως για παράδειγμα τους ενημερωτικούς φακέλους για το γραφείο του συνεδρίου.
Πάρτε στην αίθουσα τις ταμπελίτσες για τα τραπέζια και τις θέσεις.
Παραδώστε στο Κτήμα τα λουλούδια και τη διακόσμηση.
Παρέχετε οποιοδήποτε επιπρόσθετο και απαραίτητο εξοπλισμό.
Τοποθετείστε τις σχετικές εγκαταστάσεις για τις εγγραφές και το γραφείο για το συνέδριο.